Digisense/ Digiflow
- Nikolaj Balle Jensen
Denne vejledning beskriver, hvordan man kommer i gang med Digiflow. Digiflow er en integration, som minder om FakturaFlow & TandFaktura.
Kom i gang med Digiflow
Inden i begynder at opsætte Digiflow, er det vigtigt at der er tilføjet en konto til “Kreditorer” i jeres systemkontering. Hvis der ikke er tilføjet en konto her, skal i kontakte Al Dente Support: +45 43584439
For at komme i gang med Digiflow skal bogholder/ administratoren på klinikken aktivere en konto hos Digiflow via al dente. Dette gøres ved, at man i “Kreditor”-fanen (1) klikker på “Opsætning” (2). Her kan der oprettes en konto hos Digiflow, ved at klikke på “Aktiver Digiflow” (3). Det er vigtigt at det er administratoren/ bogholderen, som der oprettes oplysninger med (4). Koden modtages herefter på den mail, som man har valgt at oprette sig med.
OBS: Hvis man har flere aktive regnskaber i Al Dente, skal der oprettes en konto per regnskab.
HUSK! At oprette jeres kreditorer i al dente. I kan læse mere om dette her: “Opret kreditorer i al dente”
Adgang til Digiflow
I “Kreditor”-fanen er det muligt at klikke på en knap ved navn “Digiflow”. Denne knap er en genvej, ind i Digiflow, hvor det er muligt at håndtere elektroniske fakturaer.
Når man klikker på “Digiflow” åbnes der en browser, hvori det er muligt at logge-ind i deres system.
Her logger man ind med sine log-in oplysninger, som vist ovenstående.
Når man er inde i Digiflow har man mulighed for at se og håndtere, sine fakturaer fra sine kreditorer.
Skannede Bilag
Hvis man stadig modtager fysiske fakturaer fra sine kreditorer er det også muligt at få sine bilag ind igennem Digiflow. Hvis man sender en mail til sit ean@digiflow.dk vil fakturaerne havne inde i posten “Skannede Bilag”. Ens EAN-NR findes øverst i højre hjørne.
Håndteringen af fakturaer i Digiflow
I Digiflow kan man i venstre side af vinduet, se overskrifterne på hvordan fakturaerne kan/skal håndteres. Når man logger-ind, vil man typisk lande i “Indbakken”. Her får man et overblik over fakturaer, bilag, kreditor, forfaldsdato og omkostningerne.
Når man har markeret en faktura, er det muligt at behandle denne faktura. Ved hjælp af linjen nedenfor:
I denne linje har man mulighed for at klikke på “Værktøjer” Når man klikker på denne, åbnes et fold-ud vindue, hvor man har mulighed for at gøre følgende:
Man kan også videresende fakturaen, til en kollega hvis man ikke selv skal tage stilling til denne. Dette gøres ved at klikke på “Videresend” og herefter vælges brugeren, som fakturaen skal administreres af. Dette kræver, at man har oprettet flere brugere i Digiflow.
Det er også muligt at slette bilag, hvis man fejlagtigt har tilføjet det forkerte bilag til sin faktura. Når der klikkes på “Slet bilag”, skal der udføres en begrundelse for, hvorfor man vil slette dette bilag.
Den sidste funktion er “Find kreditor”. Denne funktion, tager udgangspunkt i oprettede kreditorer i Al Dente. Når man i Al Dente har oprettet sine kreditorer, man typisk modtager fakturaer fra. Kan man tilknytte dem til fakturaerne i Digiflow ved hjælp af denne funktion.
Når man har tilknyttet en kreditor til sin faktura, bliver det muligt enten at kontere bilaget eller godkende bilaget via Digiflow. Hvis man vælger at kontere sit bilag har man mulighed for enten at vælge at “Kontér hele bilaget” eller “Avanceret kontering”.
Når man vælger “Kontér hele bilaget” skal man blotte vælge den konto, som bilaget skal konteres på.
Hvis man vælger “Avanceret kontering” har man mulighed for, at kontere bilaget på flere konti og tilføje behandlere på fakturaen.
Efter man har konteret bilaget, kan det ses på fakturaen i Digiflow.
Når man har konteret bilaget korrekt, kan man vælge at godkende, ved at klikke på “Godkend bilaget”.
Herefter rykker fakturaen og bilaget sig ned i “Klar til overførsel”.
Det er nu muligt at overføre bilaget til Al Dente ved næste “Kørsel” i Al Dente.
Når man har klikket på “Kør”-knappen i Al Dente, vil de godkendte fakturaer man har lavet i Digiflow komme frem i Al Dente.
Det er nu muligt, at se fakturaen under åbne poster på den givne kreditor.
Du ved nu hvordan du både får adgang og håndterer dine fakturaer igennem integrationen til Digiflow i Al Dente.
Du kan med fordel sende dette skriv til dine kreditorer, så de fremadrettet ved de skal sende efakturaer til dig.
Hvis du er yderligere i tvivl omkring hvad Digiflow kan, er det muligt at læse mere i deres brugervejledninger her: https://support.digisense.dk/da.
Søg efter andre vejledninger her: